La productividad personal, especialmente en el home office, requiere de estrategias para administrar el tiempo.
Las estrategias para administrar el tiempo ayudan a conquistar las metas diarias, pero también a lograr el balance deseado entre los ámbitos laboral-personal y mantener la salud mental.
Esto es así porque la administración del tiempo no consiste únicamente en terminar cada pendiente de la agenda; más bien, es saber priorizar y concentrarse, de tal manera que la mayor cantidad de energía se destine hacia lo importante.
El reto de la distracción digital
El 96 por ciento de las personas consultan su celular durante los primeros minutos de su día, de acuerdo con el Economic Times.
Lo que pareciera ser un dato divertido, es más bien una realidad alarmante: los mensajes y correos leídos, así como las publicaciones de las redes sociales consultadas, predeterminan el estado de ánimo y la concentración para el resto del día, advierte Amantha Imber en un artículo del Harvard Business Review.
Si a los distractores digitales, añadimos las múltiples actividades que interrumpen la concentración cuando se hace home office, vemos por qué es crucial esforzarse por dirigir la atención hacia las tareas importantes y urgentes de cada día.
4 estrategias para administrar el tiempo
Si bien el trabajo remoto a veces se ajusta a un horario laboral, por lo general es más flexible y ofrece mayor libertad que la modalidad presencial.
En este escenario, el trabajador necesita controlar su tiempo con estrategias como éstas que comparte el artículo mencionado del Harvard Business Review.
1. Conocer el propio cronotipo
Mientras que algunas personas se sienten más productivas en la noche, otras prefieren trabajar en las mañanas o algún otro momento del día.
No es un mito: es el llamado cronotipo, es decir, la disposición natural de cada persona a experimentar picos de energía en determinados momentos del día. En general, se han reconocido tres:
- Matutino: Personas que necesitan dormir entre 10 de la noche y 6 de la mañana.
- Vespertino: Su horario preferido de sueño es entre 3 y 11 de la mañana.
- Intermedio: Prefieren dormir entre 12 de la noche y 8 de la mañana.
Otra clasificación, realizada por el emprendedor Tim Ferries, divide a los cronotipos en cuatro:
- Leones: Son personas que gozan de altos niveles de energía durante todo el día.
- Lobos: Les cuesta mucho levantarse por la mañana y son más productivos durante la noche. Se estima que representan alrededor del 20 por ciento de la población.
- Osos: Son más eficientes durante las horas centrales del día. Se calcula que componen la mitad de la población.
- Delfines: Casi nunca descansan, pues una parte de su cerebro está en alerta mientras el resto duerme. Es el prototipo de las personas insomnes, aunque algunas de ellas son muy creativas.
2. Planear desde el día anterior
Los días productivos requieren planeación, es decir, ordenar por escrito las tareas según su prioridad o el tiempo que necesitan.
La planeación y organización de los pendientes puede realizarse mediante una agenda, o bien, con la ayuda de una herramienta específica para la gestión del tiempo, como la técnica Pomodoro.
3. Desarrollar rituales para cada tipo de tarea
Otra estrategia para administrar el tiempo consiste en realizar cada tipo de actividades de una manera diferente o desde un lugar distinto. Si bien es recomendable mantener un sitio fijo para realizar el trabajo a distancia, se pueden crear rituales especiales según la naturaleza de cada tarea.
Por ejemplo, revisar los mensajes y correos desde el celular, caminando frente a la casa; efectuar las videollamadas desde la recámara; realizar las tareas que requieran más concentración en distinto momento (según el cronotipo); o escuchar los audios del trabajo mientras se prepara la comida.
4. Evitar una agenda llena
Contrario a la creencia general de que las personas más productivas tienen agenda llena, lo cierto es que una adecuada gestión del tiempo comienza con una planeación realista.
Es aconsejable contemplar espacios de 10 a 15 minutos entre cada reunión o tarea. De esta manera, las personas pueden atender los imprevistos que inevitablemente van a surgir, especialmente en el teletrabajo.
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Yenisey Valles
Hago periodismo económico desde el 2002 y me especialicé en esta área con un diplomado en el Tec de Monterrey. Soy comunicóloga, maestra en Humanidades por la UDEM y doctora en Ciencias Sociales con orientación en Desarrollo Sustentable por la UANL. Actualmente, soy Content Manager en Bind México, además de impartir talleres de redacción en posgrado.
