Guía de comunicación interna para organizar el retorno laboral

¿Tu compañía dejará el home office o migrará a un esquema híbrido? Es momento de planear tu campaña de comunicación para organizar el regreso a la oficina.

Hace algunos meses, Apple comunicó a sus empleados que dejarían el home office completo para regresar a las oficinas tres días por semana. La inconformidad de los trabajadores con este esquema de retorno laboral no se hizo esperar y se volvió trending topic.

Aunque este ejemplo es ajeno al contexto mexicano, sirve como referencia sobre la importancia de escuchar a los trabajadores y apoyarse en planes efectivos de comunicación interna para organizar las nuevas formas de trabajo.

El retorno laboral: tendencia creciente

En nuestro país, el retorno laboral es una realidad para cada vez más empresas en México, ya sea para la jornada completa o como parte de esquemas de trabajo flexible.

Mientras que la quinta parte de los centros laborales ha podido preservar el home office, un tercio migró hacia esquemas híbridos y 4 de cada 10 volvieron al trabajo presencial. Hacia el 8 de agosto del 2021, el panorama era:

Para convocar el apoyo de los colaboradores en la migración hacia nuevos esquemas de trabajo, es indispensable comunicarse con ellos de una manera estratégica.

Escuchar a los colaboradores es el primer paso para una adecuada comunicación interna, pero también es una obligación patronal derivada de la nueva ley home office.

Considera los antecedentes

Para establecer los objetivos de tu comunicación interna, así como el tono que adoptarás en tus mensajes (por ejemplo, informal o formal) considera:

1. Situaciones a las que han estado expuestos los trabajadores durante la pandemia

Lo primero es escuchar a los colaboradores, para sondear los estados emocionales que han experimentado durante el home office, así como el duelo por las distintas pérdidas y las restricciones a la movilidad.

2. Formas de desplazamiento hacia las oficinas

Quienes se desplacen hasta la oficina en transporte público, pueden estar más expuestos a contagios. Por ende, hay que considerar esto para establecer los horarios de entrada y salida, procurando que no coincidan con las horas pico del tráfico.

3. Lineamientos de salud que se implementarán en las instalaciones laborales

Enlistar todas las medidas que deberán seguir los trabajadores para preservar la salud en el entorno laboral. ¿Cuáles serán los protocolos de acceso, salida y utilización de los espacios? ¿Cómo estarán organizados los espacios de trabajo? ¿Cuáles serán los horarios de uso de las áreas comunes?

Desarrolla un plan estratégico para organizar el retorno laboral

Si bien hay diversos esquemas o modelos propuestos para realizar un plan estratégico de comunicación, lo ideal es que cada empresa realice el suyo. La utilidad de este plan es servir como guía a la persona que lo va a implementar, ya sea el encargado de Recursos Humanos o el propio dueño de la pyme.

En general, es útil que este plan incluya:

1. Introducción

Aunque sea de forma breve, describir la situación de los trabajadores. Considerando la NOM 035 contra el estrés laboral, se pueden incluir los principales hallazgos de la etapa de escucha que mencionamos en el punto anterior (impactos emocionales sufridos durante la pandemia).

2. Objetivos del plan

Es crucial tener clara la principal acción que deseamos motivar en los trabajadores, con este plan de comunicación. Por ejemplo:

Motivar la colaboración de los trabajadores en el nuevo esquema de trabajo híbrido.

A partir de este objetivo central, se pueden establecer algunos objetivos particulares. Por ejemplo:

  • Promover el cumplimiento de las nuevas medidas sanitarias en la empresa.
  • Comunicar a los colaboradores los distintos horarios en que estará trabajando cada área en la oficina.

3. Desarrollo de los mensajes

En concordancia con los objetivos, es momento de redactar la idea central a comunicar y los distintos argumentos en que podemos apoyar esta idea. Sea cual sea la situación de la compañía, es buena idea incluir siempre el cuidado de la salud como una de las prioridades del centro laboral.

Por ejemplo:

Idea central: Nuestra empresa migrará hacia nuevas formas de trabajo híbrido que nos permitirán seguir aumentando nuestra productividad, preservando la salud de todos los colaboradores.

4. Canales de comunicación

La época del tablero de avisos para la comunicación interna ya quedó muy atrás. Si bien todavía es un recurso valioso en algunos centros de trabajo, los canales digitales ya son más relevantes para la mayoría de las empresas.

Pero si hay una vía que no pierde importancia es la comunicación interpersonal. Los expertos en el tema recomiendan organizar pláticas al interior de la empresa, en las que no solo se transmitan los mensajes, sino que se abra el diálogo para que todo el mundo pueda despejar sus dudas sobre el retorno laboral.

Si los mensajes alusivos a la idea central provienen de la dirección de la empresa, serán más contundentes y los nuevos procedimientos laborales se desarrollarán de manera más efectiva.  

5. Indicadores de evaluación

Finalmente, el plan debe especificar los KPI o indicadores con los que se evaluarán los resultados de la comunicación.

En todos los casos, es crucial que las acciones a tomar estén hechas a la medida y no se adopte un plan estándar.

Una comunicación sensible y eficaz es indispensable para gestionar la incertidumbre y apoyar un retorno laboral en las mejores condiciones, tanto para el bienestar de los trabajadores como para la productividad.

<h4 class="item-title">Yenisey Valles</h4>

Yenisey Valles

Hago periodismo económico desde el 2002 y me especialicé en esta área con un diplomado en el Tec de Monterrey. Soy comunicóloga, maestra en Humanidades por la UDEM y doctora en Ciencias Sociales con orientación en Desarrollo Sustentable por la UANL. Actualmente, soy Content Manager en Bind México, además de impartir talleres de redacción en posgrado.

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