Beneficios del control de inventarios en la contabilidad de tu empresa

Tener un correcto registro de inventario, te puede salvar de dolores de cabeza. Los malos manejos, por su parte, pueden ocasionarnos problemas en nuestra empresa a la larga. Hoy enlistamos los beneficios del control de inventarios que te ayudarán en la contabilidad de tu empresa.

Es importante tomar en cuenta que a pesar de tener un registro de inventarios en la parte contable, esta cifra ya al momento de revisarla en almacenes puede no coincidir de manera física. Por lo que un total control se tiene cuando estos dos inventarios tanto del lado contable coincide en nuestros almacenes de manera física.

Identifiquemos nuestras áreas de mejora… conoce los problemas más comunes en el control de inventarios

1. No entender las necesidades de almacenamiento del producto

Cuando tenemos una idea de negocio, es común no dimensionar aspectos como el almacenamiento de un producto. En comercializadoras, hay productos que se compran por volumen grande y muchas veces es difícil pensar en cuánto espacio ocupará realmente. Pensar en las respuestas a estas preguntas puede ayudar a resolver este aspecto: ¿cuánto espacio ocupará? ¿Cuántas bodegas necesito? ¿La temperatura de mi almacén cumple las necesidades para preservar ese producto?

2. Factor humano

Dentro de las empresas, se deben cubrir 4 áreas fundamentales: La parte de administración, contabilidad, legal y recurso humano. Esta última puede ocasionar que las necesidades de una marca puedan quedar desatendidas y por ende, afecta a la administración de los inventarios.

Una causa de mal manejo de inventarios es la falta de trabajadores, sobre todo en producción y distribución de productos que requieran algún proceso en específico. Por ejemplo: producción de jabones que implican manejo de materiales corrosivos.

3. No contar procesos de control de inventarios debidamente establecidos

Este aspecto pasa mucho sobre todo con negocios que ya tienen años de operación o no han establecido sus procesos por el tipo de operación que tienen actualmente; negocios familiares, negocios que pasan de pequeña a grande empresa, etc. Estas empresas a veces no cuentan con un proceso estandarizado, que les permita tener un control. Tener identificados los procesos que no están establecidos correctamente y hacer acciones para estandarizarlos puede tener grandes ventajas: como la delegación de actividades, mejora de las metodologías de supervisión y mejores auditorías.

4. No tener un proceso de auditoría y revisión de inventarios físicos

Tener un inventario en orden no es suficiente en el control de inventarios. Los procesos de control sobre todo en auditorías y revisión de inventarios físicos te ayudarán a darle seguimiento a tu forma de control de inventario de tu preferencia; ya se en libros de inventarios, Plantillas de Excel para Control de Inventarios, o un Sistema ERP que te ayude a automatizar tus procesos. Aquí te dejamos una tabla comparativa de acuerdo a la función de cada forma de administrar tus inventarios:

Al momento de controlar tus inventarios, ¿tienes un sistema de auditoría y revisión para darle seguimiento a tus almacenes de forma física? ¿Han sido efectivas estas acciones o requieren alguna mejora?

5. Perdidas de inventario

Estos aspectos nos pueden dar indicios de un mal manejo de control de inventarios. La merma de producto, por ejemplo, es la cantidad en el inventario que se echa a perder, vino con algún detalle de fábrica o queda como desperdicio. Otro problema común en la pérdida de inventarios es el robo hormiga, que es indicador de un mal control de tus existencias, sobre todo en inventarios con volúmenes grandes o productos pequeños.

Ahora que identifiqué las áreas de mejora, ¿cómo llevar a cabo mis inventarios con control?

Una vez definidas las áreas de mejora en nuestra empresa en particular, es importante poner manos a la obra. Un buen plan de acción para mejorar tu control de inventarios te ayudará a evitar estos problemas ocasionados por una mala gestión.

El paso número uno es empezar a definir la importancia de los productos en base a sus características físicas, en cantidades si se tiene un pedido con buen volumen y su valor en el mercado. Muchas veces pasamos por alto el conocer los productos que manejamos porque creemos que ya tenemos cubiertas todas las características que nos ayudan a preservarlo.

Cuando conozcamos nuestro producto, es importante contar con un software de control de inventarios como herramienta de apoyo y gestión. Las empresas que tienen grandes existencias o necesidades específicas de logística, como lo son las comercializadoras B2B, pueden ver cambios en el control de sus inventarios con un buen software maneje sus existencias.

Otro aspecto es desarrollar un manual de proceso para el manejo y control de tus inventarios. Ya hemos hablado de establecer procesos para delegar tareas, mejorar auditorías y procesos de control. Ahora debemos pensar en ¿cuál es estos procesos? ¿Cómo sabré que estoy teniendo un proceso bien estructurado para controlar mis almacenes? Es importante que al trabajar estos manuales, también consideres establecer un proceso de revisión y seguimiento a inventarios.

Factores de control de inventarios

Aspectos físicos

Stock mínimo: Nos indica hasta qué punto mínimo debo tener en existencias un producto para evitar mermas o falta de inventario

Costo de mantenimiento: Es el gasto que se realizará para preservar ese producto y que no se nos eche a perder o tenga un correcto funcionamiento.

Kardex de registro: Nos indica la forma de mantener el control de nuestros productos de forma física.

Aspectos contables

Asignación de costos: Refleja el costo de adquisición de un producto y el costo de mantenimiento. Es importante también registrar estos costos en el aspecto contable.

Información relevante: Es la información financiera que nos ayuda a tener un control óptimo, esto depende del tipo de producto. Te permite revisar causas de las pérdidas e identificar áreas de mejora.

 Sistema contable: Actualmente, la contabilidad electrónica nos exige tener un catálogo que se adapte a las necesidades que nos pide el SAT. Tener un inventario en la nube evita procesos dobles al digitalizar esta información.

Beneficios del control de inventarios

Activos valuados a precios más reales

El buen manejo de inventarios te permite conocer datos de tu producto. Aspectos importantes como cuál es su fecha de caducidad, si necesita condiciones especiales en tu almacén o ha producido merma con el paso del tiempo. Estos datos te ayudarán a calcular el precio de tu activo tomando en cuenta sus costos de mantenimiento.

Mejor planeación de los flujos de caja

Una vez que conoces el concepto de flujo de caja, verás que este indicador financiero es indispensable para calcular la diferencia entre un ingreso y egreso de tu empresa con el paso del tiempo. Tener en control tus inventarios te ayudará a calcular de manera precisa la liquidez de tu empresa, lo que te ayudará a su vez a fijar objetivos enfocados en cifras.

Permite identificar el costo del inventario

Nada se te escapará una vez que tengas el control de tus existencias. Sin duda el poder calcular con precisión cuánto nos cuesta tener un inventario del tamaño y condiciones que tenemos actualmente nos hará fijar precios más competitivos en el mercado.

Disminución de perdidas por merma, defectos y/o robo hormiga

Aunque no creamos, un desabasto en temporada alta, los robos de productos pequeños no monitoreados y altas mermas que permean en el costo de nuestros inventarios pueden llevarnos a pérdidas críticas para nuestra operación. Sobre todo, si realmente no sabemos cuales son las causas de estos errores comunes en el manejo de inventarios.

Agilización de procesos de valuación

Dentro del control de inventarios, es importante identificar también las métricas que pueden sernos de utilizar en nuestro proceso de valuación. Tener nuestras existencias calculadas solo es el primer paso, pero parte de nuestro trabajo de análisis y control también recae en la mejora continua en nuestros procesos.

Obtención de información para la toma de decisiones.

Una buena toma de decisiones depende mucho de los datos estadísticos que se tengan a la mano, sino estaríamos a ciegas. Parte de la optimización y monitoreo de tus procesos depende de la información financiera relevante. Existen soluciones tecnológicas para controlar tu negocio, como los sistemas ERP, que recolectan información de manera automática. Esto te permite centralizar tus datos y generar reportes en la nube.

<h4 class="item-title">Jesús Pulido</h4>

Jesús Pulido

Comunicólogo, egresado de la Universidad Autónoma de Nuevo León; cuento con 5 años de experiencia en creación de contenido. Con gusto por la lectura, los eventos culturales y la fotografía. Me desempeño como Content Creator en Bind México.

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