Formaliza tu empresa y evita usar los formatos o “machotes” disponibles en internet.
Me gustaría iniciar con dos preguntas de reflexión: ¿Cuántas veces no hemos visto en internet anuncios donde se ofertan modelos de contratos, como el formato de aviso de privacidad? ¿Y cuántas veces hemos pagado el triple reparando errores por querer economizar dentro de la empresa?
Actualmente, en internet se encuentran muchos modelos, plantillas o formatos para elaborar tu propio aviso de privacidad.
Aunque parecen una buena idea por ahorrar tiempo, o incluso fijarse por el precio muy bajo, terminan siendo la peor manera de crear un contrato.
En este artículo, te explicaremos por qué es más recomendable hacer tu aviso de privacidad con un abogado especialista en la materia, que seguir un modelo de contrato de internet.
¿Qué es un machote?
Empezaremos explicando la definición del contrato, el acto jurídico por excelencia que celebran las partes, que por medio del consentimiento de las partes las obliga a lo pactado.
Se le conoce como “machote” al documento prediseñado o modelo que posibilita la realización de varias copias con sólo rellenar algunos espacios o modificar ligeramente determinados elementos o caracteres.
En esta ocasión, nos enfocaremos en el aviso de privacidad.
En México, conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP), expedida en el 2010, se obliga tanto a los particulares como a las empresas privadas que traten datos personales a cumplir con el aviso de privacidad.
Muchas de esas empresas, por ahorrar tiempo y dinero, optan por comprar un modelo o formato de aviso de privacidad por internet.
¿Por qué no se recomienda usar los formatos de aviso de privacidad?
Un aviso de privacidad debe ser como un traje a la medida de la circunstancia y posibilidad de las partes. Es decir, un contrato redactado más personalizado, de acuerdo con el giro de la empresa.
Éstas son dos razones fundamentales por las que no se te recomienda elaborar tu aviso de privacidad con un formato general:
1. Muchas veces los contratos de internet no cuentan con las legislaciones actualizadas o del país correspondiente
Recordemos que cada país cuenta con su propia legislación de la materia en específico y puede ser que lo establecido en su legislación no coincida con la LFPDPPP. En estos contratos no se pueden quitar y/o modificar las cláusulas.
2. Los modelos de contratos por internet suelen ser abusivos para alguna de las partes
Sería muy difícil que un modelo de internet cumpla con todos principios que establecen la LFPDPPP y su reglamento:
- Responsabilidad
- Lealtad
- Licitud
- Calidad
- Finalidad
- Información
- Proporcionalidad
- Consentimiento
Infracciones al aviso de privacidad
¿Qué pasa cuando las empresas no ponen a disposición ningún aviso de privacidad al titular?
Principalmente, estarían incumpliendo el principio de información. Como su nombre lo dice, no están informando al titular los datos personales que están en tratamiento, las finalidades de dicho tratamiento y algo muy importante: los derechos que pueden ejercer sobre sus datos personales.
Por otro lado, si no se pone a disposición el aviso de privacidad al titular de los datos u olvide señalar alguno de los requisitos mínimos que debe contener de conformidad con lo establecido en la ley, incurre en una infracción y en consecuencia será sujeto a la imposición de una multa.
Estas multas pueden ser de 100 a 160 mil días de salario mínimo vigente en la Ciudad de México.
En México, el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) es la autoridad competente para salvaguardar los derechos en materia de datos personales.
Para abundar en más detalles, puedes ver el webinar “Puntos clave para la protección de datos personales en tu empresa”, impartido este año por la directora jurídica de Komenko Startup Lawyers, Grecia Navarro.
Buenas prácticas para tu aviso de privacidad
Te compartimos los siguientes tips a considerar para proteger la información dentro de tu empresa:
- Acudir con un abogado especialista en privacidad y protección de datos personales para el asesoramiento adecuado.
- Crear buenas políticas de protección de datos personales a la medida de la empresa.
- Generar un inventario de datos dentro de la empresa para el control de la información personal.
- Informar y recabar el consentimiento del titular en caso de transferencia de datos personales.
- Establecer políticas de acceso restringidas a los sistemas de información.
- En caso de alguna modificación al aviso de privacidad, se recomienda informar al titular dicha modificación.
- Poner a disposición el aviso de privacidad ya sea físicamente (de manera tradicional) o en línea (por medio del sitio web oficial), previo al tratamiento de los datos personales.
Ahora ya sabemos la importancia de acudir con un profesional para asesoramiento y elaboración de nuestro aviso de privacidad y cualquier otro contrato personalizado.
El hecho de que un machote en línea nos ahorre tiempo y dinero no es lo más recomendable, por las posibles consecuencias que nos puede traer en un futuro.
Espero que estas breves recomendaciones te sirvan de guía para conocer algunos aspectos más amplios del tema de la importancia de no contratar un machote en línea y sean de utilidad para la toma de decisiones en tu empresa.
Recuerda que si tienes alguna duda sobre este tema en particular u otros relacionados con aspecto legal de tu emprendimiento nos puedes enviar un correo electrónico a info@komenko.mx o bien visitar nuestra página web www.komenko.mx
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Jackeline Sandoval
Asesora Jurídica en Komenko Startup Lawyers. Colabora en el área de derecho corporativo del despacho Basave, Colosio, Sánchez, en el cual su objetivo es adquirir nuevos conocimientos, consiguiendo buenos resultados basados en su experiencia y habilidades. Actualmente, se encuentra cursando la Licenciatura en Derecho en la Universidad TecMilenio. Su área de interés es derecho Corporativo por la relación de esta rama con las empresas que se dedican a realizar servicios y actividades industriales y/o comerciales. Así mismo, derecho Fiscal porque es de su interés la aplicación de los impuestos, y las actividades ligadas al sector económico.
